Scrum ist ein agiles Vorgehensmodell im Projektmanagement (Management von Aufgaben), das darauf abzielt, die Effizienz und Qualität von Projekten zu steigern. Es basiert auf einer iterativen und inkrementellen Arbeitsweise, bei der Teams in kleinem Zeitrahmen (sogenannten Sprints, z.B. zwischen Kantonsratssitzungen) arbeiten, um regelmäßige Fortschritte zu erzielen.

Zwar hat sich Scrum mehr in der Softwareentwicklung durchgesetzt, jedoch ist es nur ein Modell, wie Aufgaben bewältigt werden können und kann in jeglicher Planung von Aufgaben (z.B. Traktanden, kleine Anfragen etc.) Verwendung finden.

Auf Wikipedia wird Scrum sehr gut beschrieben und es ermöglicht einen guten Überblick, was “Standard Scrum” ist; Es ist zu beachten, dass zwar fast jedes Softwareunternehmen Scrum verwendet, jedoch jeder dieses Modell nach seinen eigenen Bedürfnissen anpasst: Im Klartext heisst das, dass Firma X unter Scrum etwas anderes versteht als Firma Y, aber das ist auch ok, denn es geht nicht um das sture Einhalten eines Modells, sondern darum, die Effizienz und Qualität der Aufgabenbewältigung zu steigern.

Weiterführende Links:

• Scrum in der Regierung

Jira, die Standard-Software für Scrum

Mittlerweile hat sich Jira auf dem Markt durchgesetzt: Es bietet (natürlich mehr als nur das) die Möglichkeit Scrum, das nur ein Modell ist, als Software anzuwenden. Natürlich gibt es auch andere Softwarelösungen, die erlauben, Scrum umzusetzen, jedoch hat sich Jira auf dem Markt durchgesetzt, da es die benutzerfreundlichste Bedienung aufweist und es sehr einfach (ohne Programmierkenntnisse) möglich ist, die Software/das Modell nach den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Der Kantonsrat könnte via Jira folgendes abwickeln:

1. Erfassung: Die Trakdanten als Stories (Aufgaben) erfassen
2. Annahme/Ablehnen: Wählen, welche Aufgabe überhaupt aufgenommen werden sollten
3. Priorisierung: Die Aufgaben können priorisiert werden
4. Planung: Es besteht z.B. die Möglichkeit, Abhängigkeiten voneinander zu erfassen, z.B. “Aufgabe 3 blockiert Aufgabe 2” = Also muss Aufgabe 3 vorher gelöst werden. Es ist auch möglich zu erfassen, dass “Aufgabe X nur mit Aufgabe Y” zusammen gelöst werden kann.
5. Konsens finden: Kommentare können erfasst und ein Konsens gefunden werden.

Die genannte Auflistung ist natürlich nur ein kleiner Bruchteil, was der Kantonsrat alles mit Jira machen könnte, denn es erlaubt weitaus mehr wie z.B. das Abstimmen der Schwierigkeit einer Aufgabe oder auch simple Vorgänge wie z.B. Dateien (wie PDFs) an eine Aufgabe anzuhängen.

Wir werden hier nicht ins Detail gehen (können), denn schon eine Kleinigkeit wie “die Priorisierung” oder das “Abstimmen der Schwierigkeit” sind kleine Wissenschaften für sich: Einige verwenden, um die Schwierigkeit zu bestimmen, T-Shirt-Grössen (S,M,XL etc.) und andere verwenden Fibonacci-Zahlen, da diese sich mit dem natürlichen Wachstum, wie wir es alle auch in der Natur beobachten können, decken.

Welche Vorteile hätte Jira (bzw. Scrum) für den Kantonsrat

1. Homeoffice: Kantonsräte könnten, wann auch immer sie Lust haben, zu den einzelnen Aufgaben Kommentare schreiben, anstatt diese nur einmalig an einer Kantonsratssitzung vorzubringen.
   
2. Qualitätssteigerung: Dadurch, dass ein Kantonsratsmitglied sich nicht nur in den Sitzungen zu einer Aufgabe äussern kann, sondern wann auch immer es ihm einfällt, lässt sich so besser ein Konsens finden, was die beste Lösung für ein Problem wäre.
   
3. Aufwand senken: Die Kantonsratssitzungen könnten verschnellert werden, da bereits alles vorher gesagt wurde: Der Kantonsrat könnte so weitaus mehr Traktanden (=Aufgaben) bewältigen, da bereits alles dazu gesagt wurde.

Zukunftsorientierte Softwarelösung

Jeder Scrum-Master (quasi “Projektverwalter”), dem die Prozesse zum Kantonsrat erläutert werden, kann Scrum speziell passend für den Kantonsrat anpassen.

Man könnte mit Jira auch die Transparenz steigern z.B.

1. Aufgaben und Kommentare sind öffentlich
2. Man könnte neben dem öffentlich Kommentarfeld auch eins für interne Kommentare anbieten (nicht öffentlich).
   
3. Wenn man unbedingt will, kann man die Kommentare up- und downvoten lassen (auch von der Öffentlichkeit).
   
4. Wenn man in Transparenz noch einen Schritt weiter gehen will, dann könnte man ein eigenen Tab für Kommentare der Öffentlichkeit anbieten, so könnte auch die Bevölkerung mitreden, aber die Kantonsräte könnten einzelne Meinungen oder die gesamte öffentliche Meinung mit einem Klick wegblenden.

Was ist mit der Sicherheit?

Jira ist mit Technologien programmiert, welche selbst Banken verwenden. Und wir Programmierer sind ein Haufen von Leuten, die immer wieder betonen “better safe than sorry”: Wir vertrauen uns gegenseitig nicht; wenn einer meiner Kollegen (oder ich) eine Änderung durchziehen, dann ist diese signiert (das geschieht via Knopfdruck, wir haben dadurch nicht mehr Aufwand, es ist der gleiche Knopf wie zum Absenden) und sollte jemand unsere Änderungen manipulieren, dann stimmt die Signatur nicht mehr und man erkennt eine Manipulation darin.

Historisch kommt die Idee der Software-Projektverwaltung von der Britischen Regierung

Scrum und ITSM/ITIL haben wenig Gemeinsamkeiten, abgesehen von der Projektverwaltung an sich. ITSM und ITIL wurden von der Britischen Regierung abgeguckt: IT-Projektmanager haben sich gefragt, wie damals ein verhältnismässig kleines Königreich (kleine Administration) zwei Drittel der Welt verwalten konnte: Prompt wurden die Prozesse auf die IT übertragen.

Heute verwenden auch Nicht-Softwareentwickler Jira (Quelle) als Aufgabenverwaltung, namentlich:

• CERN
• Europäisches Parlament
• Deutsche Bundespolizei
• Universitäten wie Harvard University sowie Sanford University
• Deutsche Post
• Deutscher Wetterdienst
• Deutsche Nationalbibliothek
• Auch andere Unternehmen managen ihre Aufgaben mit Jira, wie z.B. SAP, IBM, Microsoft, Nokia, Navteq, BMW, Audi, VW

Zusammenfassend

Natürlich wurde hier im Artikel alles versimpelt dargestellt, denn wie bereits erwähnt, kann Jira weitaus mehr – z.B. eine E-Mail Benachrichtigung, sollte zu einer Aufgabe ein weiterer Kommentar oder sonstige Änderung kommen. Es steckt natürlich viel mehr dahinter. Rechtlich gesehen würde sich für den Kantonsrat nichts ändern, denn rechtlich bindend sind natürlich nur die Vorgänge im Kantonsrat selbst (und nicht auf einer Software wie Word etc.), aber die Planung, welche heute auf Papier geschieht bzw. für die jede Fraktion und Kommission wohl ihre eigene Vorgehensweise hat, wäre dadurch weitaus effizienter und vor allem angenehmer für die Kantonsräte selbst.

Es wäre, mit Blick auf die Zukunft, weitaus intelligenter, eine so anpassungsfähige Standard-Software wie Jira zu verwenden oder sonstwie Scrum als Vorgehensmodell in der Planung für den Kantonsrat anzuwenden.

Natürlich macht Jira bzw. Scrum keinen Sinn für kleine Gruppen die z.B. in 5er-Teams etwas abarbeiten, aber durchaus, sobald eine Lösung komplex, gross und mit “vielen Köchen” besetzt ist. Von dieser Lösung könnte nicht nur der Kantonsrat profitieren, sondern alle Räte wie z.B. der Regierungsrat, Stadtrat etc.: Es wären einfach zwei eigene Gruppen und ja, die Aufgaben können korrelieren, sich gegenseitig übertragen etc. pp. – wie bereits erwähnt, die Software ist sehr anpassungsfähig.